İçindekiler
Sekreter Ne Demek?
Sekreter, bir kurum ya da kuruluşta yöneticilerin işlerini kolaylaştırmak ve ofis işleyişini düzenli bir şekilde yürütmekle görevli kişidir. Sekreterler, randevuların düzenlenmesi, telefonların yanıtlanması, belgelerin dosyalanması ve evrak takibi gibi birçok operasyonel işin sorunsuz yürütülmesini sağlar. Bir anlamda, bir kurumun düzenli işleyişinde gizli kahramanlardır.
Sekreter Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreterin görev tanımı, çalıştığı kurumun yapısına göre değişiklik gösterse de genel anlamda şu sorumlulukları kapsar:
- Telefonları yanıtlamak ve gerekli yönlendirmeleri yapmak
- Toplantı ve randevuları organize etmek
- Gelen-giden evrakların kaydını tutmak ve arşivlemek
- Gelen misafirleri karşılamak ve bilgilendirmek
- Yazışmalar hazırlamak, e-posta takibi yapmak
- Yöneticinin takvimini yönetmek
- Ofis araç-gereçlerinin takibini yapmak
- Toplantı odalarının hazırlığını yapmak ve sunumlar için destek vermek
İyi bir sekreter, tüm bu işleri organize şekilde yürüterek ofis ortamının düzenli, verimli ve profesyonel kalmasını sağlar.
Sekreter Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir?
Sekreter olmak için zorunlu bir lisans eğitimi şartı bulunmamakla birlikte, mesleki eğitimler ve sertifika programları ile bu alanda uzmanlaşmak mümkündür. Halk eğitim merkezleri, mesleki eğitim kursları veya özel eğitim kurumları tarafından verilen sekreterlik, yönetici asistanlığı ve ofis yönetimi gibi kurslar bu meslek için oldukça faydalıdır.
Ayrıca, meslek liselerinin Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümü ya da ön lisans düzeyinde Büro Yönetimi programları da sekreter olmak isteyenler için önemli avantajlar sunar. İngilizce ya da başka yabancı dil bilgisi de, özellikle büyük firmalarda çalışmak isteyen adaylar için büyük artı sağlar.
Sekreter Olma Şartları Nelerdir?
Sekreter olmak için gereken temel şartlar şunlardır:
- En az lise mezunu olmak (tercihen meslek lisesi ya da ön lisans)
- Bilgisayar ve ofis programlarını (Word, Excel, Outlook vb.) iyi derecede kullanabilmek
- İletişim becerilerinin güçlü olması
- Düzenli, dikkatli ve sorumluluk sahibi olmak
- Güler yüzlü ve çözüm odaklı yaklaşım sergilemek
- Gizliliğe ve meslek etiğine önem vermek
Günümüzde birçok kurum, adaylardan diksiyon eğitimi ya da iletişim becerilerini belgeleyen sertifikalar da talep edebilmektedir.
Sekreter Çalışma Koşulları
Sekreterler genellikle ofis ortamında, masa başı çalışırlar. Çalışma saatleri genelde haftalık standart mesai saatlerine (08.30 - 17.30 gibi) uygundur. Ancak özel şirketlerde zaman zaman esnek mesai uygulamaları da olabilir. İşin niteliği gereği gün içinde yoğun telefon görüşmeleri, belge trafiği ve insan iletişimi söz konusudur.
Bu nedenle sekreterlerin hem fiziksel hem de zihinsel olarak dikkatli, enerjik ve organize olmaları beklenir. Stresli durumlara karşı soğukkanlılığını koruyabilen sekreterler, ofis içinde adeta bir denge unsuru rolü üstlenir.
Sekreter Mesleğinin Özellikleri
Sekreterlik mesleğini diğerlerinden ayıran bazı temel özellikler şunlardır:
- İyi iletişim ve insan ilişkileri
- Yazılı ve sözlü ifade yeteneği
- Zaman yönetimi becerisi
- Dikkat, özen ve sorumluluk duygusu
- İş takibi ve arşivleme alışkanlığı
- Disiplinli ve gizliliğe önem veren yaklaşım
Bu özelliklere sahip bireyler, sekreterlik mesleğinde başarılı olabilir ve uzun soluklu kariyerler inşa edebilirler.
Sekreter Hangi Sektörlerde Çalışır?
Sekreterlik hemen hemen her sektörde ihtiyaç duyulan bir pozisyondur. Aşağıda sekreterlerin sıklıkla görev aldığı alanlardan bazılarını bulabilirsin:
- Hastaneler ve sağlık kuruluşları
- Avukatlık büroları ve noterler
- Okullar ve üniversiteler
- Belediyeler ve kamu kurumları
- Özel şirketler ve holdingler
- Turizm ve otelcilik sektörü
- Danışmanlık firmaları
Sekreterlik mesleği, iş dünyasının görünmeyen ancak çok değerli bir yapı taşıdır. Gelişen teknoloji ile birlikte dijital sekreterlik ve uzaktan ofis destek hizmetleri gibi yeni alanlar da ortaya çıkmıştır.